Download een kopie van onze privacybeleidsdocumenten:
Equipmake Limited, een bedrijf geregistreerd in Engeland en Wales onder nr. 03402844 van Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (waarnaar verwezen wordt als "wij", "ons", of "onze") zet zich in voor de bescherming van de privacy en veiligheid van alle informatie die we in ons bezit hebben. Het is erg belangrijk voor ons om ervoor te zorgen dat de persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt met het grootste respect worden behandeld en dat uw privacyrechten worden gewaarborgd.
Ons Privacybeleid legt uit hoe persoonlijke gegevens over u kunnen worden verzameld, wat we met uw gegevens doen, de maatregelen die we nemen om ze veilig te houden en de rechten en keuzes die u hebt met betrekking tot die persoonlijke gegevens. Deze Verklaring is van toepassing op de persoonlijke gegevens van alle werknemers, werkzoekenden, aannemers, klanten en leveranciers en andere mensen van wie we de gegevens moeten verwerken in het kader van onze bedrijfsvoering.
Tijdens het runnen van ons bedrijf en als werkgever verwerken we uw persoonlijke gegevens als gegevensverwerker of gegevensbeheerder, te allen tijde in overeenstemming met en onderhevig aan de huidige Britse wetgeving inzake gegevensbescherming.
1. Wat is persoonlijke informatie?
Onder de huidige regels voor gegevensbescherming betekent "persoonlijke informatie" informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.
Persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, genetische en biometrische gegevens of gegevens die de gezondheid, het seksleven of de seksuele geaardheid betreffen, zijn "persoonsgegevens van bijzondere aard".
2. Hoe we persoonlijke informatie gebruiken
Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we daar een wettelijke reden voor hebben. Dit kan zijn:
- Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen; of,
- Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract aangaan; of,
- Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij. Er is sprake van een legitiem belang wanneer wij een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken, zolang dit niet ten koste gaat van uw eigen rechten en belangen; of,
- Als u toestemming hebt gegeven.
3. Hoe we persoonlijke informatie verzamelen
We verzamelen persoonlijke informatie rechtstreeks van u persoonlijk, per telefoon, sms of e-mail. We kunnen ook informatie verzamelen uit openbaar toegankelijke bronnen, of rechtstreeks van een derde partij, of van een derde partij met uw toestemming, uit cookies op onze website, of uit onze IT-systemen, waaronder onze computernetwerken en verbindingen, CCTV- en toegangscontrolesystemen, communicatiesystemen, e-mail- en instant messaging-systemen.
4. Persoonlijke gegevens die we verzamelen en onze rechtmatige reden om dit te doen
We verzamelen alleen informatie waarvan we weten dat we die echt zullen gebruiken en dat we een wettelijke reden hebben om die gegevens te verwerken. Persoonlijke informatie is nodig om u te voorzien van onze producten en/of diensten, of voor wervings- of tewerkstellingsdoeleinden. Als u de persoonlijke informatie waar wij om vragen niet verstrekt, kan dit ons vertragen of verhinderen om dit rechtmatig of efficiënt te doen.
Het type informatie dat we kunnen verzamelen en gebruiken, omvat:
Voor werkzoekenden
- Uw naam en contactgegevens, inclusief e-mailadres en telefoonnummer
- Afbeeldingen van jou, inclusief openbaar materiaal op sociale media
- Informatie om ons in staat te stellen uw identiteit en immigratiestatus te controleren en te verifiëren, zoals uw nationaliteit, nationaliteit, geboorteakte/ paspoort/visuminformatie of identiteitskaart
- Opleiding, kwalificaties, certificaten en arbeidsverleden
- Waar dit een vereiste is voor de functie, je rijbewijs
- Details van eventuele niet uitgezeten veroordelingen, of uitgezeten veroordelingen als het een vereiste is dat u deze opgeeft voor specifieke functies waarnaar u solliciteert
- Contactgegevens van derden, met name uw scheidsrechtergegevens
- We kunnen ook andere informatie over u verzamelen die onder de regelgeving niet als "persoonlijke informatie" wordt beschouwd, zoals:
o Informatie over salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, samen met je verwachtingen over een toekomstig salarispakket
o Levensstijl/vrije tijd
Onze wettelijke reden om deze gegevens te gebruiken is:
- Om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om controles uit te voeren om uw identiteit vast te stellen en te verifiëren en om uw recht om in het Verenigd Koninkrijk te werken te controleren
- Ten behoeve van onze legitieme belangen, bij het beoordelen van uw geschiktheid voor een baan en bij het nemen van stappen om een contract aan te gaan
- Andere verwerkingen die nodig zijn om te voldoen aan professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen die van toepassing zijn op ons bedrijf en uw sollicitatie naar werk
Voor werknemers
- Naast de informatie die we krijgen voor werkzoekenden, verzamelen we ook gegevens over je
burgerlijke staat/gezinsstatus, geslacht en geboortedatum/leeftijd
- Details over afwezigheden en informatie over je gezondheid/fitheid, inclusief of je een handicap hebt
- Nationale verzekeringsnummers en belastinggegevens - Contactgegevens van derden, met name uw contactpersonen in noodgevallen
- Informatie over uw arbeidscontract, waaronder gegevens over uw salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, aandelenregelingen en pensioenregelingen
- Uw vakbondslidmaatschap, indien van toepassing
- Informatie over uw gebruik van onze IT-, communicatie- en andere systemen en andere controle-informatie
- We kunnen ook andere informatie over u verzamelen die volgens de voorschriften niet als "persoonlijke informatie" wordt beschouwd, zoals
o Notities van vergaderingen, correspondentie, contemporaine notities van gesprekken, beoordelingen en andere verslagen over werkprestaties/output
o Uw klachten- en tuchtdossier
o Bankgegevens
Onze wettelijke reden om deze gegevens te gebruiken is:
- Om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om controles uit te voeren om uw identiteit vast te stellen en te verifiëren en om gegevens bij te houden die bevestigen dat u nog steeds het recht hebt om in het Verenigd Koninkrijk te werken
- Ten behoeve van onze legitieme belangen, bij het beoordelen van uw geschiktheid voor een baan en bij het nemen van stappen om een contract aan te gaan
- Andere verwerkingen die nodig zijn om te voldoen aan professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen die van toepassing zijn op ons bedrijf en uw sollicitatie naar werk
- Voor de uitvoering van een contract met u, als uw werkgever
- Andere verwerkingen die nodig zijn om te voldoen aan professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen die van toepassing zijn op ons bedrijf en uw dienstverband
- Voor onze legitieme belangen om operationele redenen, waaronder training
- Statistische analyse om ons te helpen ons bedrijf te beheren en wettelijke aangiften in te vullen
- Zorgen voor veilige werkpraktijken, personeelsadministratie en beoordelingen
De bovengenoemde redenen zijn niet van toepassing op persoonlijke gegevens van speciale categorieën, die we alleen verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming.
Voor aannemers, klanten en leveranciers
- Persoonlijke gegevens van uw personeel of vertegenwoordiger(s), zoals hun naam, functie binnen uw organisatie en contactgegevens, waaronder e-mailadres en telefoonnummer
- Afbeeldingen van uw personeel of vertegenwoordiger(s)
- We kunnen ook andere informatie over u verzamelen die volgens de voorschriften niet als "persoonlijke informatie" wordt beschouwd, zoals
o Uw bedrijfsgegevens
o Informatie om ons in staat te stellen krediet- of andere financiële controles uit te voeren op uw organisatie
Onze wettelijke reden om deze gegevens te gebruiken is:
- Voor onze legitieme belangen om u producten en/of diensten te leveren en/of zaken met u te doen
- Om fraude tegen u of ons te voorkomen en op te sporen
- Controles uitvoeren om onze klanten te identificeren en hun identiteit te verifiëren
- Andere verwerkingen die nodig zijn om te voldoen aan professionele, wettelijke en regelgevende verplichtingen die op ons bedrijf van toepassing zijn
- Onbevoegde toegang tot en wijzigingen in systemen voorkomen
- Klantgegevens bijwerken
- Marketing van onze diensten of promotionele communicatie*
- Kredietreferentiecontroles via externe kredietreferentiebureaus
*Wij kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u updates te sturen (per e-mail, sms, telefoon of post) over onze producten en/of diensten. We hebben een legitiem belang bij het verwerken van uw persoonlijke gegevens voor marketing- of promotiedoeleinden, dus we hebben uw toestemming meestal niet nodig. Wanneer er echter wel toestemming nodig is, zullen we apart en duidelijk om toestemming vragen.
U hebt te allen tijde het recht om geen marketing- of promotionele berichten van ons te ontvangen.
We kunnen u vragen om uw marketingvoorkeuren te bevestigen of bij te werken als u ons opdracht geeft om in de toekomst meer producten en/of diensten te leveren, of als er wijzigingen zijn in de wet, regelgeving of de structuur van ons bedrijf.
5. Hoe we persoonlijke informatie delen
We delen persoonlijke informatie met:
- Derden die we gebruiken om onze producten en/of diensten aan u te leveren, zoals betalingsdienstaanbieders, magazijnen en bezorgbedrijven
- Andere derde partijen die we gebruiken om ons te helpen ons bedrijf te runnen
- Derden die door u zijn goedgekeurd, zoals social media sites die u kiest om uw account aan te koppelen of externe betalingsproviders
- Kredietbeoordelingsbureaus
- Onze verzekeraars en makelaars
- Onze bank(en);
Wij staan onze serviceproviders alleen toe om met uw persoonlijke gegevens om te gaan als wij ervan overtuigd zijn dat zij passende maatregelen nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. We leggen ook contractuele verplichtingen op aan dienstverleners met wie we je gegevens delen om ervoor te zorgen dat ze je persoonlijke gegevens alleen kunnen gebruiken om diensten aan ons en aan jou te leveren.
We kunnen informatie bekendmaken en uitwisselen met wetshandhavingsinstanties en regelgevende instanties om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen.
6. Waar we persoonlijke informatie opslaan
Informatie kan worden bewaard op onze kantoren, bij externe bureaus, serviceproviders, vertegenwoordigers en agenten.
Sommige van deze derden kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn.
7. Hoe lang we persoonlijke informatie bewaren
We bewaren uw persoonlijke gegevens zolang we producten en/of diensten aan u leveren, of gedurende het wervingsproces en, indien van toepassing, uw dienstverband. Daarna bewaren we uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om te voldoen aan wettelijke vereisten, om te reageren op vragen, klachten of claims die door u of namens u worden ingediend, om aan te tonen dat we u eerlijk hebben behandeld en om de door de wet vereiste gegevens bij te houden.
We zullen uw persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden die in deze Verklaring worden uiteengezet.
8. Hoe we persoonlijke informatie beveiligen
We hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonlijke gegevens verloren gaan, worden gebruikt of onrechtmatig toegankelijk zijn. Alleen diegenen die een echte zakelijke noodzaak hebben om toegang te krijgen tot persoonlijke gegevens, kunnen deze inzien. Degenen die uw gegevens verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
We maken gebruik van passende technische beveiligingsmaatregelen, waaronder strikte versleuteling, anonimisering en archiveringstechnieken om uw gegevens te beveiligen op al onze computersystemen, netwerken, websites, mobiele apps en kantoren.
We zullen u nooit om uw wachtwoorden vragen, noch zullen we uw accountnummer of wachtwoord invoeren in een e-mail of na het volgen van een link in een e-mail.
Van al het elektronische materiaal wordt dagelijks een back-up gemaakt en papieren documenten worden opgeslagen in een afgesloten, veilige kast.
We hebben ook procedures om om te gaan met een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging. We zullen u en elke toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
9. Doorgeven van persoonlijke gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk
We zullen uw persoonlijke gegevens niet buiten het Verenigd Koninkrijk delen. 10. Uw rechten volgens de gegevensbeschermingswetgeving
U hebt de volgende rechten volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming:
- Het recht op een kopie van uw persoonlijke gegevens (recht op toegang)
Als u een verzoek indient voor toegang tot uw gegevens op basis van uw toegangsrechten, moet u er rekening mee houden dat we u om meer informatie kunnen vragen om uw identiteit te verifiëren en meer details over uw verzoek kunnen geven voordat we aan uw verzoek voldoen. Als het ons wettelijk is toegestaan om dit te doen, kunnen we uw verzoek afwijzen; in dat geval zullen we u uitleggen waarom.
- Het recht om van ons te eisen dat we eventuele fouten in uw persoonlijke gegevens corrigeren
U kunt ons vragen om alle onjuiste gegevens die wij bewaren te rectificeren. Indien van toepassing zullen wij u vertellen aan welke derde partijen wij de onjuiste of onvolledige persoonsgegevens hebben verstrekt, zodat u actie kunt ondernemen om hen op de hoogte te stellen van een eventuele rectificatie.
- Het recht om in bepaalde omstandigheden te eisen dat wij uw persoonlijke gegevens verwijderen
Als we akkoord gaan met het verzoek, zullen we uw gegevens veilig verwijderen, maar we gaan er in het algemeen van uit dat u er de voorkeur aan geeft dat we uw naam en geboortedatum bijhouden in ons register van personen die liever niet benaderd willen worden (dit is bedoeld om de kans dat we gegevens over u blijven verzamelen zo klein mogelijk te maken). Als u het er niet mee eens bent dat wij uw naam en geboortedatum voor dit doel bewaren, staat het u vrij ons te schrijven, zoals hieronder aangegeven, om ons dat te vertellen
- Het recht om ons te verplichten de verwerking van uw persoonlijke gegevens in bepaalde omstandigheden te beperken
Uw rechten zijn van toepassing als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist of bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens op grond van onze legitieme belangen of als u van mening bent dat onze verwerking van uw gegevens onwettig is.
- Het recht om de persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en/of deze gegevens in bepaalde omstandigheden door te geven aan een derde partij.
Dit recht is alleen van toepassing als uw persoonlijke gegevens door u aan ons zijn verstrekt en deze automatisch zijn verwerkt, en deze door ons zijn verwerkt op basis van uw toestemming of om te voldoen aan de vereisten van een contract.
- Het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor direct marketing (inclusief profilering); en in bepaalde andere situaties tegen onze verdere verwerking van uw persoonlijke gegevens.
In het algemeen zullen we het alleen met u oneens zijn als bepaalde beperkte voorwaarden van toepassing zijn, namelijk dat we dwingende redenen voor verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, of dat we uw gegevens verwerken voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
- Het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming
Hoewel we onze gegevens categoriseren op basis van de manier waarop we ons bedrijf runnen en we groepen individuen kunnen beoordelen op basis van deze categorieën, worden bij geen van deze activiteiten geautomatiseerde besluitvormingshulpmiddelen gebruikt - er is altijd menselijke interactie en/of tussenkomst in het proces.
Als u een van uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via het onderstaande adres.
11. Contact met ons opnemen
Als u vragen of zorgen hebt over het gebruik van persoonlijke informatie, neem dan contact op met Equipmake op Tel: 01953 661200, Email: enquires@equipmake.co.uk of per post naar Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Hoe dien ik een klacht in?
We hopen dat we je vragen of zorgen over het gebruik van je gegevens kunnen wegnemen. U kunt ook uw zorgen kenbaar maken bij de Britse Information Commissioner op 0303 123 1113 of hun website bezoeken: https://ico.org.uk/concerns
