Ladda ner en kopia av våra dokument om integritetspolicy:
Equipmake Limited, ett företag registrerat i England och Wales under nr 03402844 på Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (refererad till som "vi", "oss" eller "vår") har åtagit sig att skydda integriteten och säkerheten för all information vi har. Det är mycket viktigt för oss att se till att den personliga information du tillhandahåller oss behandlas med största respekt och att dina rättigheter till dataintegritet skyddas.
Vår integritetspolicy förklarar hur personuppgifter om dig kan samlas in, vad vi gör med dina uppgifter, vilka åtgärder vi vidtar för att hålla dem säkra samt vilka rättigheter och val du har när det gäller dessa personuppgifter. Detta meddelande gäller personuppgifter för alla anställda, arbetssökande, entreprenörer, kunder och leverantörer och andra personer vars uppgifter vi behöver behandla i samband med att vi bedriver vår verksamhet.
I samband med att vi driver vår verksamhet och som arbetsgivare kommer vi att behandla dina personuppgifter antingen som personuppgiftsbiträde eller personuppgiftsansvarig, alltid i enlighet med och med förbehåll för gällande brittiska dataskyddslagar.
1. Vad är personlig information?
Enligt gällande dataskyddsregler avses med "personuppgifter" information som rör en identifierad eller identifierbar person.
Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening, genetiska och biometriska uppgifter eller uppgifter som rör hälsa, sexualliv eller sexuell läggning är "särskilda kategorier av personuppgifter".
2. Hur vi använder personlig information
Enligt dataskyddslagarna får vi endast använda dina personuppgifter om vi har ett lagligt skäl för att göra det. Detta kan vara:
- För att uppfylla våra rättsliga och regulatoriska skyldigheter; eller,
- För att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan vi ingår ett avtal; eller,
- För våra legitima intressen eller en tredje parts intressen. Ett berättigat intresse är när vi har en affärsmässig eller kommersiell anledning att använda din information, så länge som detta inte åsidosätts av dina egna rättigheter och intressen; eller,
- Om du har gett ditt samtycke.
3. Hur vi samlar in personlig information
Vi kommer att samla in personuppgifter direkt från dig personligen, via telefon, sms eller e-post. Vi kan också samla in information från allmänt tillgängliga källor, eller direkt från en tredje part, eller från en tredje part med ditt samtycke, från cookies på vår webbplats, eller från våra IT-system, inklusive våra datornätverk och anslutningar, CCTV och åtkomstkontrollsystem, kommunikationssystem, e-post och snabbmeddelandesystem.
4. Personuppgifter som vi samlar in och våra lagliga anledning till att göra det
Vi samlar endast in information som vi vet att vi verkligen kommer att använda och att vi har en laglig anledning att behandla dessa uppgifter. Personuppgifter krävs för att vi ska kunna tillhandahålla dig våra produkter och/eller tjänster, eller för rekryterings- eller anställningsändamål. Om du inte tillhandahåller personuppgifter som vi ber om kan det försena eller förhindra oss från att kunna göra det på ett lagligt eller effektivt sätt.
Den typ av information som vi kan samla in och använda inkluderar:
För arbetssökande
- Ditt namn och din kontaktinformation, inklusive e-postadress och telefonnummer
- Bilder på dig, inklusive offentligt material på sociala medier
- Information som gör det möjligt för oss att kontrollera och verifiera din identitet och immigrationsstatus, vilket kan inkludera din nationalitet medborgarskap, födelseattest/pass/visuminformation eller identitetskort
- Utbildning, kvalifikationer, certifikat och anställningshistorik
- Om det är ett krav för jobbet, ditt körkort
- Uppgifter om eventuella oavslutade domar eller avslutade domar om det är ett krav att du uppger det för specifika roller som du ansöker om
- Kontaktuppgifter till tredje part, särskilt uppgifter om din domare
- Vi kan också samla in annan information om dig som inte anses vara "personlig information" enligt förordningarna, till exempel:
o Information om löner och förmåner, samt dina förväntningar på framtida lönepaket
o Livsstil/fritidsaktiviteter
Vår lagliga anledning till att använda dessa uppgifter är:
- För att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att genomföra kontroller för att identifiera och verifiera din identitet och kontrollera din rätt att arbeta i Storbritannien
- För våra berättigade intressen, för att bedöma din lämplighet för anställning och för att vidta åtgärder för att ingå ett avtal
- Annan behandling som är nödvändig för att uppfylla yrkesmässiga, rättsliga och regleringsmässiga skyldigheter som gäller för vår verksamhet och din ansökan om arbete
För anställda
- Förutom den information vi får för arbetssökande kommer vi också att samla in uppgifter om din
civilstånd/familjestatus, kön och födelsedatum/ålder
- Uppgifter om frånvaro och information om din hälsa/kondition, inklusive om du har en funktionsnedsättning
- Nationellt försäkringsnummer och skatteuppgifter - Kontaktuppgifter till tredje part, särskilt dina nödkontakter
- Information om ditt anställningsavtal, inklusive uppgifter om din lön, förmåner, aktiesystem och pensionsarrangemang
- Ditt medlemskap i fackförening, om tillämpligt
- Information om din användning av våra IT-, kommunikations- och andra system samt annan övervakningsinformation
- Vi kan också samla in annan information om dig som inte anses vara "personlig information" enligt förordningarna, till exempel
o Mötesanteckningar, korrespondens, anteckningar från samtal, utvärderingar och andra uppgifter om arbetsprestationer/resultat
o Dina klagomål och disciplinära åtgärder
o Bankuppgifter
Vår lagliga anledning till att använda dessa uppgifter är:
- För att uppfylla en rättslig skyldighet, för att genomföra kontroller för att identifiera och verifiera din identitet och för att upprätthålla register som bekräftar din fortsatta rätt att arbeta i Storbritannien
- För våra berättigade intressen, för att bedöma din lämplighet för anställning och för att vidta åtgärder för att ingå ett avtal
- Annan behandling som är nödvändig för att uppfylla yrkesmässiga, rättsliga och regleringsmässiga skyldigheter som gäller för vår verksamhet och din ansökan om arbete
- För att fullgöra ett avtal med dig, som din arbetsgivare
- Annan behandling som är nödvändig för att uppfylla yrkesmässiga, rättsliga och regleringsmässiga skyldigheter som gäller för vår verksamhet och din anställning
- För att tillgodose våra berättigade intressen av operativa skäl, inklusive utbildning
- Statistisk analys för att hjälpa oss att hantera vår verksamhet och fylla i lagstadgade deklarationer
- Säkerställa säkra arbetsmetoder, personaladministration och utvärderingar
De skäl som anges ovan gäller inte för personuppgifter i särskilda kategorier, som vi endast behandlar med ditt uttryckliga samtycke.
För entreprenörer, kunder och leverantörer
- Personuppgifter om din personal eller representant(er), t.ex. namn, befattning i din organisation och kontaktuppgifter, inklusive e-postadress och telefonnummer
- Bilder på din personal eller representant(er)
- Vi kan också samla in annan information om dig som inte anses vara "personlig information" enligt förordningarna, till exempel
o Uppgifter om ditt företag
o Information som gör det möjligt för oss att genomföra kredit- eller andra finansiella kontroller av din organisation
Vår lagliga anledning till att använda dessa uppgifter är:
- För våra legitima intressen att förse dig med produkter och/eller tjänster och/eller att göra affärer med dig
- För att förhindra och upptäcka bedrägerier mot dig eller oss
- Genomföra kontroller för att identifiera våra kunder och verifiera deras identitet
- Annan behandling som är nödvändig för att uppfylla yrkesmässiga, rättsliga och regleringsmässiga skyldigheter som gäller för vår verksamhet
- Förhindra obehörig åtkomst till och modifiering av system
- Uppdatering av kundregister
- Marknadsföring av våra tjänster eller kampanjkommunikation*.
- Kreditupplysning via externa kreditupplysningsföretag
*Vi kan använda dina personuppgifter för att skicka dig uppdateringar (via e-post, sms, telefon eller post) om våra produkter och/eller tjänster. Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för marknadsförings- eller reklamändamål, så vi behöver vanligtvis inte ditt samtycke. I de fall samtycke krävs kommer vi dock att be om samtycke separat och på ett tydligt sätt.
Du har rätt att när som helst välja bort att ta emot marknadsföring eller reklamkommunikation från oss.
Vi kan be dig att bekräfta eller uppdatera dina marknadsföringspreferenser om du instruerar oss att tillhandahålla ytterligare produkter och/eller tjänster i framtiden, eller om det sker förändringar i lagar, förordningar eller strukturen på vår verksamhet.
5. Hur vi delar personlig information
Vi kommer att dela personlig information med:
- Tredje parter som vi använder för att leverera våra produkter och/eller tjänster till dig, t.ex. betaltjänstleverantörer, lager och leveransföretag
- Andra tredje parter som vi använder för att hjälpa oss att driva vår verksamhet
- Tredje part som godkänts av dig, t.ex. sociala medier som du väljer att koppla ditt konto till eller tredjepartsbetalningsleverantörer
- Kreditupplysningsföretag
- Våra försäkringsgivare och mäklare
- Vår(a) bank(er);
Vi tillåter endast våra tjänsteleverantörer att hantera dina personuppgifter om vi är övertygade om att de vidtar lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. Vi inför också avtalsenliga skyldigheter för tjänsteleverantörer som vi kan dela dina uppgifter med för att säkerställa att de endast kan använda dina personuppgifter för att tillhandahålla tjänster till oss och till dig.
Vi kan komma att lämna ut och utbyta information med brottsbekämpande myndigheter och tillsynsorgan för att uppfylla våra rättsliga och regulatoriska skyldigheter.
6. Var vi lagrar personlig information
Informationen kan förvaras på våra kontor, hos tredje parts byråer, tjänsteleverantörer, representanter eller agenter.
Vissa av dessa tredje parter kan vara baserade utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
7. Hur länge vi behåller personlig information
Vi kommer att behålla dina personuppgifter medan vi tillhandahåller produkter och/eller tjänster till dig, eller under rekryteringsprocessen och, om så är lämpligt, din anställning. Därefter behåller vi dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga krav, för att besvara frågor, klagomål eller anspråk från dig eller för din räkning, för att visa att vi behandlat dig rättvist och för att föra register som krävs enligt lag.
Vi kommer inte att behålla dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för de syften som anges i detta meddelande.
8. Hur vi håller personlig information säker
Vi har lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att personuppgifter går förlorade eller används eller nås på ett olagligt sätt. Endast de som har ett verkligt affärsbehov av att få tillgång till personuppgifter kan se dem. De som behandlar dina uppgifter gör det endast på ett behörigt sätt och omfattas av tystnadsplikt.
Vi använder lämpliga tekniska säkerhetsåtgärder, inklusive strikt kryptering, anonymisering och arkiveringsteknik, för att skydda din information i alla våra datorsystem, nätverk, webbplatser, mobilappar och kontor.
Vi kommer aldrig att be dig om dina lösenord och vi kommer inte heller att ange ditt kontonummer eller lösenord i ett e-postmeddelande eller efter att ha följt en länk i ett e-postmeddelande.
Allt elektroniskt material säkerhetskopieras dagligen och papperskopior förvaras i ett låst, säkert skåp.
Vi har också rutiner för att hantera en misstänkt datasäkerhetsöverträdelse. Vi kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om en misstänkt datasäkerhetsöverträdelse om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
9. Överföring av personuppgifter till länder utanför Storbritannien
Vi kommer inte att dela dina personuppgifter utanför Storbritannien. 10. Dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen
Du har följande rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen:
- Rätten att få en kopia av dina personuppgifter (rätten till tillgång)
Om du gör en begäran om tillgång till uppgifter enligt dina åtkomsträttigheter bör du notera att vi kan be dig om mer information för att verifiera din identitet och ge mer information om din begäran innan vi uppfyller den. Om vi har laglig rätt att göra det kan vi avslå din begäran, och vi kommer i så fall att förklara för dig varför
- Rätt att kräva att vi korrigerar eventuella felaktigheter i dina personuppgifter
Du kan be oss att korrigera eventuella felaktiga uppgifter som vi har. I förekommande fall kommer vi att berätta för dig vilka tredje parter vi har lämnat ut de felaktiga eller ofullständiga personuppgifterna till, så att du kan vidta åtgärder för att informera dem om eventuell rättelse om du behöver
- Rätt att kräva att vi raderar dina personuppgifter under vissa omständigheter
Om vi godkänner begäran kommer vi att radera dina uppgifter på ett säkert sätt, men vi kommer i allmänhet att anta att du föredrar att vi noterar ditt namn och födelsedatum i vårt register över personer som föredrar att inte bli kontaktade (detta syftar till att minimera risken för att vi fortsätter att samla in uppgifter om dig). Om du inte samtycker till att vi lagrar ditt namn och födelsedatum för detta ändamål kan du skriva till oss, enligt nedan, och berätta för oss
- Rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter under vissa omständigheter
Dina rättigheter gäller om du bestrider att personuppgifterna är korrekta eller om du invänder mot vår behandling av dina personuppgifter på grundval av våra berättigade intressen eller om du anser att vår behandling av dina uppgifter är olaglig
- Rätt att få de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och/eller överföra dessa uppgifter till en tredje part under vissa omständigheter
Denna rätt gäller endast om dina personuppgifter har lämnats till oss av dig och har behandlats automatiskt, och de har behandlats av oss baserat på ditt samtycke eller för att uppfylla kraven i ett avtal
- Rätten att när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring (inklusive profilering); och i vissa andra situationer mot vår fortsatta behandling av dina personuppgifter
I allmänhet kommer vi endast att säga nej till dig om vissa begränsade villkor gäller, nämligen att vi kan visa tvingande skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, eller att vi behandlar dina uppgifter för att fastställa, utöva eller försvara ett rättsligt anspråk
- Rätten att inte bli föremål för automatiserat individuellt beslutsfattande
Även om vi kategoriserar våra register för att passa hur vi hanterar vår verksamhet, och vi kan bedöma grupper av individer baserat på dessa kategorier, innefattar ingen av dessa aktiviteter automatiserade verktyg för beslutsfattande - det finns alltid mänsklig interaktion och/eller ingripande i processen.
Om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss på adressen nedan.
11. Hur du kontaktar oss
Om du har några frågor eller funderingar om användningen av personlig information, vänligen kontakta Equipmake på Tel: 01953 661200, E-post: enquires@equipmake.co.uk eller via post till Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Hur man lämnar in ett klagomål
Vi hoppas att vi kommer att kunna lösa eventuella frågor eller problem som du kan ha om användningen av din information. Du kan också ta upp eventuella problem med UK Information Commissioner på 0303 123 1113 eller besöka deras webbplats: https://ico.org.uk/concerns
